In het kort
- Een interne vertrouwenspersoon is een collega met een opleiding. Een externe komt via een bureau.
- Extern is onafhankelijker en de drempel is vaak lager. Intern kent de organisatie en is dichtbij.
- Veel organisaties kiezen een combinatie, zodat medewerkers zelf kunnen kiezen.
01De verschillen naast elkaar
| Onderwerp | Intern | Extern |
|---|---|---|
| Wie | Een collega die ervoor is opgeleid | Een professional van een bureau |
| Onafhankelijk | Werkt bij dezelfde werkgever. Lastig als het over een leidinggevende gaat. | Staat buiten de organisatie en heeft geen belang. |
| Drempel | Een bekend gezicht. Sommigen vinden het moeilijk om naar een collega te gaan. | Onbekend, en juist daardoor voor veel mensen makkelijker. |
| Kent de organisatie | Ja, de cultuur en de mensen. | Moet de organisatie leren kennen. |
| Bereikbaar | Dichtbij, op de werkplek. | Telefonisch of online, soms op locatie. |
| Kosten | Een opleiding en de tijd van de collega. | Een abonnement en een uurtarief. |
02Wanneer past een interne vertrouwenspersoon?
- Je organisatie is groot genoeg om iemand op te leiden en daar tijd voor te geven.
- Er is een collega die breed wordt vertrouwd en goed kan luisteren.
- Die collega is geen leidinggevende, geen HR-medewerker en geen lid van de OR. Anders botsen de rollen.
Een collega laten opleiden? Lees wat daarbij komt kijken in Opleiding tot vertrouwenspersoon.
03Wanneer past een externe vertrouwenspersoon?
- Je hebt een kleinere organisatie, en niemand die er tijd voor heeft.
- Meldingen kunnen over leidinggevenden of de directie gaan.
- Je wilt het snel en professioneel geregeld hebben.
- Medewerkers kennen elkaar goed, en een collega is dan te dichtbij.
Wat het kost, lees je in Wat kost een externe vertrouwenspersoon?
04Een combinatie: het beste van twee
Veel organisaties kiezen allebei: een interne vertrouwenspersoon voor de korte lijnen, en een externe voor wie liever met iemand van buiten praat. Medewerkers kiezen dan zelf. Ook het wetsvoorstel voor een verplichte vertrouwenspersoon laat de keuze vrij: intern, extern of een combinatie.
05Wat heeft een interne vertrouwenspersoon nodig?
Kies je voor een collega, zorg dan dat die het werk ook echt goed kan doen. Dat vraagt meer dan alleen een opleiding:
- TijdUren die echt vrij zijn voor gesprekken, voorlichting en het jaarverslag.
- Een eigen plekEen ruimte waar je rustig kunt praten, waar collega's niet langslopen.
- Steun van de topEen directe lijn met de directie, zodat adviezen ook aankomen.
- BeschermingDe zekerheid dat de rol geen nadeel oplevert voor de eigen loopbaan.
- IntervisieCollega-vertrouwenspersonen om lastige situaties mee te bespreken, zonder namen.
- Een vervangerVoor als de vertrouwenspersoon afwezig is, of zelf bij een situatie betrokken is.
Het wetsvoorstel maakt een aantal van deze punten verplicht, zoals voldoende tijd, middelen en scholing, en bescherming tegen benadeling.
06Vijf vragen die helpen bij de keuze
- Hoe groot is je organisatie, en hoeveel tijd kan een collega hieraan besteden?
- Is er iemand die door iedereen wordt vertrouwd, en geen leidinggevende, HR-medewerker of OR-lid is?
- Kunnen meldingen over de directie gaan? Dan is iemand van buiten verstandig.
- Werken medewerkers verspreid of op locatie? Dan is telefonisch of online bereikbaar handig.
- Wat past bij de cultuur: kort en dichtbij, of juist wat meer afstand?
Twijfel je? Begin met een externe vertrouwenspersoon. Dan is het direct goed geregeld, en kun je later altijd nog een collega laten opleiden.
07Maak de vertrouwenspersoon bekend
Intern of extern, een vertrouwenspersoon helpt alleen als medewerkers weten dat die er is. Zet naam, foto en contactgegevens op intranet, noem de vertrouwenspersoon bij de introductie van nieuwe collega's, en laat die zich af en toe voorstellen in een teamoverleg. Herhaal het regelmatig: mensen onthouden het pas als ze het vaker horen.
08Veelgestelde vragen
Mag een HR-medewerker vertrouwenspersoon zijn?
Liever niet. HR heeft ook andere belangen, bijvoorbeeld bij een ontslag of een beoordeling. Dan botsen de rollen, en medewerkers voelen zich minder vrij.
Kan een interne vertrouwenspersoon ook voor een andere vestiging werken?
Ja, dat kan. Zorg dan wel dat de vertrouwenspersoon bereikbaar is, bijvoorbeeld telefonisch of online, en dat iedereen weet hoe.
Hoeveel vertrouwenspersonen heb je nodig?
Daar is geen vaste regel voor. Veel organisaties kiezen er twee, zodat medewerkers kunnen kiezen en er altijd iemand bereikbaar is.
Kun je later nog overstappen van extern naar intern?
Ja. Veel organisaties beginnen met een externe vertrouwenspersoon en laten later een collega opleiden. Of ze houden allebei.