Een gedragscode opstellen

01Waarom een gedragscode?

Een gedragscode maakt duidelijk wat wel en niet kan. Dat helpt medewerkers om grenzen aan te geven, en leidinggevenden om in te grijpen. Het is ook een concreet onderdeel van het beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting dat de Arbowet vraagt.

02Wat hoort erin?

• WaaromEen korte uitleg waarom jullie dit belangrijk vinden.
• Voor wieVoor iedereen: medewerkers, leidinggevenden, uitzendkrachten en stagiairs.
• Wat we verwachtenHoe jullie met elkaar, met klanten en met bezoekers omgaan.
• Wat niet kanPesten, intimidatie, discriminatie, agressie en seksuele intimidatie, met voorbeelden.
• Waar je terechtkuntDe vertrouwenspersoon, de leidinggevende en de klachtenregeling.
• Wat er gebeurtWelke gevolgen grensoverschrijdend gedrag kan hebben.

03Voorbeelden van afspraken

Abstracte regels als "wij gaan respectvol met elkaar om" helpen niemand. Maak het concreet. Een paar voorbeelden waarmee je kunt beginnen:

• We praten met elkaar, niet over elkaar.
• Een grap is pas een grap als iedereen kan lachen. Zegt iemand dat het niet leuk is, dan stopt het.
• We maken geen foto's of opnames van collega's zonder dat ze het weten.
• Aanraken doe je niet zomaar. Bij twijfel: vragen.
• Appen en bellen buiten werktijd hoeft niet, en je hoeft niet meteen te antwoorden.
• Zie je dat een collega klem zit, ook bij een klant of bezoeker, dan help je.
• Wie zich niet aan de afspraken houdt, wordt daarop aangesproken. Blijft het gebeuren, dan volgt een gesprek met de leidinggevende.

Kies er vijf tot tien die passen bij jullie werk. Een code van twee A4'tjes leest niemand.

04Maak hem samen

Een gedragscode die op kantoor is geschreven en per mail is rondgestuurd, verandert niets. Een code die het team zelf heeft gemaakt, werkt wel. Dat kan in één sessie van een uur:

1. Stap 1Verzamel voorbeeldenVraag: wat heb je meegemaakt of gezien waarvan je dacht, dit hoort niet?
2. Stap 2Zoek de grens opBespreek een paar twijfelgevallen. Juist daar zit het gesprek, want niet iedereen legt de grens hetzelfde.
3. Stap 3Schrijf de afspraken opIn de woorden van het team, niet in beleidstaal.
4. Stap 4Spreek af wat er gebeurtBij wie kun je terecht, en wat volgt er als iemand zich er niet aan houdt?

05En als iemand zich er niet aan houdt?

Een code zonder gevolg is een poster. Leg daarom vast wat er gebeurt, en houd je daaraan. Meestal is dat een oplopende lijn: een gesprek, een waarschuwing, en bij ernstig of herhaald gedrag een maatregel via het arbeidsrecht. Zorg dat een leidinggevende weet hoe je zo'n gesprek voert, en dat er een klachtenregeling is voor als het formeel wordt.

Let op: een gedragscode gaat over gedrag binnen de organisatie. Bij mogelijk strafbare feiten, zoals aanranding of bedreiging, is aangifte een aparte stap. Die keuze is aan degene die het heeft meegemaakt.

06In vijf stappen

1. Stap 1Kijk wat er speeltGebruik de RI&E, gesprekken met medewerkers en wat er het afgelopen jaar is gebeurd.
2. Stap 2Schrijf een eerste versieKort en in gewone taal. Liever twee kantjes die gelezen worden dan tien die in een la liggen.
3. Stap 3Laat medewerkers meelezenEen code die mensen zelf mee hebben gemaakt, wordt beter nageleefd. Heb je een OR, betrek die: bij een regeling over arbeidsomstandigheden heeft de OR meestal instemmingsrecht.
4. Stap 4Maak hem bekendBespreek hem in het teamoverleg, zet hem op intranet en neem hem op in het inwerkprogramma.
5. Stap 5Houd hem levendBespreek hem elk jaar, en pas hem aan als er iets verandert.

07Zo verdwijnt hij niet in een la

• Bespreek elk jaar een paar situaties uit de praktijk: wat doen we als dit gebeurt?
• Laat leidinggevenden het goede voorbeeld geven, en zelf ingrijpen.
• Neem de code op in het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers.
• Gebruik een korte online cursus om iedereen te bereiken, ook wie op wisselende tijden werkt.

08Veelgestelde vragen